Une fois l'écran Dossier Employé "Informations Générales" complété et sauvegardé, vous pouvez inscrire les informations qui feront partie de l'historique de son dossier.
À chaque nouveau Mouvement (modification au dossier de l’employé) ou lors de la création du dossier de l’employé, pointez et cliquez sur l'onglet "Détail Assurance", puis sur le bouton "+". Inscrivez la date de prise d'effet du changement ainsi que le motif.
Complétez ensuite les champs appropriés, puis sauvegardez le tout en cliquant sur l’icône “Enregistrer” de la barre de tâche.
Section "Salaire et Admissibilité"
État d'emploi : Inscrivez l'état d'emploi (pour une définition des différents états d'emploi, voir Etat d'emploi
Salaire : Inscrivez le salaire annualisé de l'employé ou utiliser l’option (…) pour utiliser l’utilitaire de calcul en fonction des informations de payes qui sont disponibles.
Admissible : S'il s'agit d'un groupe à "admissibilité automatique", vous n'avez pas à toucher à ce champ, sauf si vous désirez rendre un employé admissible plus tôt que ne le prévoit le contrat d'assurance. Dans un tel cas, vous n'avez qu'à cliquer sur le champ pour faire apparaître le crochet d'admissibilité.
Dans le cas d'une activité manuelle, cliquez sur le champ à la date d'admissibilité prévue.
Section "Couvertures"
Lors de la création du dossier de l'employé, seuls les champs associés aux garanties détenues par l'entreprise se sont édités de la façon suivante :
· Les garanties d'assurance vie
· d'assurance décès et mutilation accidentelle
· d'assurance indemnité hebdomadaire
· d'assurance invalidité prolongée
· d'assurance-vie facultative de l'adhérent
· d'assurance-vie facultative du conjoint
· d'assurance décès et mutilation accidentelle facultatif de l'adhérent
· d'assurance décès et mutilation facultative des personnes à charge
· d'assurance-vie facultative des enfants
sont automatiquement considérées comme activées grâce à l'indication "O" pour "Oui". Si l'employé ne doit pas bénéficier de la garantie, indiquez "N" pour "Non".
Les autres garanties sont automatiquement éditées en fonction du statut d'assurance indiqué dans Dossier Employé "Informations Générales".
Si un employé est couvert en fonction d'un statut différent, indiquez le statut approprié, soit :
"I" pour Individuel
"C" pour Couple
"M" pour Monoparental
"F" pour Famille
"R" pour Renonce
En ce qui a trait à l'employé renonçant à une garantie, veuillez référer à Renonciation à une garantie
Section "Location"
Cliquez sur le champ "Division" ou "Classe" afin de faire apparaître les choix de divisions/classes.
Choisissez la division et la classe appropriées. Il s’agit d’une information obligatoire quel que soit le type de régime souscrit (Standard, Modulaire ou Flexible).
La même procédure s'applique pour les choix de modules.
Section "Preuves"
Par défaut, le logiciel considère qu’aucun employé n’a satisfait les exigences médicales de l’assureur s’il existe des montants de couvertures alloués moyennant des preuves d’assurabilité.
Si un employé devait excéder le montant alloué sans preuves d’assurabilité sans que vous n’y preniez garde, un “X” apparaîtra sur sa prochaine facture à côté de la garantie concernée afin de vous rappeler de soumettre lesdites preuves.
Quand vous soumettez des preuves à propos d'une garantie parce que la couverture qui pourrait être allouée excède le montant offert sans preuves d'assurabilité, faites compléter le formulaire approprié à l'employé, puis indiquez "A" (pour attente) lors de l'expédition à l'assureur.
Si l'assureur accepte d'allouer l'excédent d'assurance, indiquez, à la date de prise d’effet de la décision, "O" (pour Oui) ou "N" (pour Non) s'il refuse.
Si la réponse est positive, inscrivez le montant alloué dans le champ G-P (Clause Grand-Père) correspondant.
En ce qui a trait aux champs G-P (Clause Grand-Père), ils peuvent également être utilisés pour indiquer les montants alloués exceptionnellement lors de négociations avec l'assureur.
Section "Facultatif"
Inscrivez, pour chacune des garanties activées, le nombre de multiples de salaire ou de tranches d'assurance souscrites, ainsi que le statut "Fumeur" (O) ou "Non-fumeur" (N) de l'employé et de son conjoint.
Section "Flexible"
Inscrivez, pour chaque garantie activée, le numéro de plan choisi par l'employé.
